Almacenamiento y Bodegaje
WMS: Cómo digitalizar el centro de distribución y reducir errores críticos
La creciente presión sobre los centros de distribución impulsa la adopción de sistemas WMS, esenciales para mejorar trazabilidad, precisión y eficiencia en operaciones de alta rotación. El director de Centro de Innovación de Transporte y Logística de la Universidad Diego Portales, Karol Suchan, analiza las ventajas de esta herramienta en las actuales operaciones.
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Los centros de distribución están bajo constante presión. La necesidad de manejar más volúmenes, ser más rápidos, abarcar más canales y cumplir con las crecientes exigencias de los clientes exigen sistemas cada vez más robustos y eficientes. Contar con un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una ventaja competitiva y comparativa con la competencia en las operaciones logísticas.
Los WMS son plataformas diseñadas para administrar y optimizar todas las operaciones dentro de un centro de distribución, desde la recepción hasta el despacho. Su función central es asegurar inventarios precisos, mejorar la productividad y entregar visibilidad en tiempo real de cada movimiento de mercancía, reduciendo errores y costos operativos.
Un WMS controla procesos críticos como recepción, ubicación, inventario, reposición, picking, packing y logística inversa. Utiliza reglas de negocio configurables (FIFO, FEFO, rotación, compatibilidades), motores de optimización y aplicaciones móviles que guían a los operarios mediante lectura de códigos, RFID o tecnologías como pick-to-light y voice picking. Este nivel de digitalización permite aumentar la velocidad de procesamiento y mantener trazabilidad completa.
En términos tecnológicos, los WMS actuales integran APIs con ERP, TMS y OMS, soportan operaciones omnicanal y pueden conectarse a sistemas de automatización como conveyors, AS/RS, shuttles o robots móviles (AMR). Algunos incorporan analítica avanzada y machine learning para mejorar la previsión, optimizar rutas de picking y proyectar uso de capacidad. Esta interoperabilidad los convierte en el núcleo operativo de las cadenas logísticas modernas.
Los beneficios más reconocidos incluyen precisiones de inventario sobre el 98%, reducción significativa de errores en picking, mejor uso del espacio, aumento de productividad por operario y mejor cumplimiento OTIF. Su adopción también disminuye los tiempos de ciclo, habilita estrategias de fulfillment rápido y facilita la operación de bodegas multicliente, multicapa o con alta variabilidad de demanda, como ocurre en e-commerce y retail.
La implementación de un WMS exige un proceso estructurado: diagnóstico, estandarización de procesos, diseño “to-be”, pruebas con casos reales e integración con sistemas existentes. Los principales riesgos se asocian a falta de estandarización previa, infraestructura deficiente y capacitación insuficiente, por lo que se recomiendan pilotos, despliegues por fases y un fuerte plan de gestión del cambio.
La necesidad de un control "fino" del inventario
"Una de las primeras capacidades que debe aportar un buen WMS es visibilidad. Pero no basta con saber cuántas unidades hay de cada producto: es clave conocer su ubicación exacta, su condición, su historia de movimientos y su disponibilidad real. En centros con alta rotación, esto implica ir más allá de las ubicaciones físicas", explicó Karol Suchan, Director del Centro de Innovación en Transporte y Logística de la Universidad Diego Portales.
Agregó que "se vuelve indispensable mapear también las ubicaciones virtuales asociadas a procesos intermedios -como recepción, operaciones de valor agregado, packing, staging o despacho- y aquellas asociadas al transporte entre CDs o hacia el cliente final. Cuando esto se logra, se hace posible un control fino del inventario, que permita responder con seguridad a preguntas clave: ¿este producto ya está disponible para picking?, ¿en qué etapa del proceso se encuentra?, ¿quién lo manipuló por última vez y con qué equipo?".
A su juicio, "esta trazabilidad, que hasta hace poco era una aspiración de las grandes multinacionales, hoy está siendo exigida incluso en operaciones 3PL de escala media. Clientes de diversos rubros quieren saber no solo qué hay en el CD, sino qué se está haciendo con sus productos y cuándo estarán listos para salir. Un WMS bien configurado y adaptado a la operación real permite responder a esas preguntas con datos precisos y en tiempo real".
Para el académico de la UDP, lo que hace verdaderamente potente a un WMS es su impacto en los indicadores operacionales ya que cuando el sistema está bien parametrizado y el equipo se usa correctamente, los beneficios se vuelven visibles rápidamente. "Se mejora la exactitud del inventario, lo que reduce los errores en el picking. Se optimizan las rutas de recolección, lo que acorta los tiempos de preparación y reduce desplazamientos innecesarios".
Un WMS no es una varita mágica en logística
Otra de las mejoras importantes viene en el proceso de la reposición ya que al automatizar las señales de reabastecimiento y priorizar ubicaciones según velocidad de rotación, se evita tanto la ruptura de stock en las zonas de picking como la sobrecarga en zonas de almacenamiento. En el control de despachos, el impacto es notorio: más pedidos salen completos, correctos y a tiempo.
Karol Suchan sostuvo que el despliegue de un WMS no está exento de desafíos y señaló que "muchos proyectos fracasan no por el software en sí, sino por errores en su implementación. Un error común es suponer que el sistema resolverá automáticamente los problemas existentes. Sin embargo, automatizar procesos mal definidos solo acelera los errores. Es fundamental revisar y ordenar los flujos antes de digitalizarlos".
"Finalmente, está el desafío de la integración. Un WMS solo puede desplegar todo su valor si se conecta adecuadamente con otros sistemas como el ERP, el TMS o los equipos de automatización del CD. Sin esa integración, los datos quedan aislados, las decisiones se ralentizan y se multiplican las tareas duplicadas", explicó el director del Centro de Innovación en Transporte y Logística de la UDP.
En definitiva, no se trata simplemente de reemplazar planillas o eliminar papeles, se trata de construir un sistema nervioso digital que capture cada movimiento, mida cada actividad y permita tomar decisiones basadas en datos, no en intuiciones. "Para que esa transformación ocurra, se necesita más que tecnología: se requiere visión, compromiso, formación y una ejecución rigurosa", concluyó Suchan.
En la actualidad los entornos logísticos están presionados por cumplir con los desafíos y la demanda, y para eso, los centros de distribución necesitan herramientas que combinen potencia técnica con una implementación que respete la realidad operativa. "Un WMS no es una varita mágica, pero puede ser -si se usa bien- el eje que ordene el caos y eleve el estándar de servicio a un nuevo nivel".
